Så lyckas du med årsstämman - steg för steg!

För många företag i Sverige inleds nu en hektisk bolagsstämmosäsong. Och för många startups kan det vara snårigt att veta hur du bäst går till väga för att genomföra årsstämman så att aktieägarna tycker den är relevant, professionell och relationsstärkande. Därför har Sofia Tångelin, chefsjurist hos oss på Hidden Dreams, sammanställt en checklista över vad du som driver en startup bör tänka på för att lyckas.

‍

Förberedelser inför årsstämman:

1. Revisionsplanera med revisorn; skapa en tydlig tidsplan för färdigställande av bokslut, årsredovisning och revisionsberättelse, samt estimera ett datum för årsstämman att sikta mot.

2. Den s.k. undantagslagen möjliggör fortfarande för företag att hålla årsstämma på annat sätt än i normalfallet. Det kan t.ex. ske (i) med hjälp av insamling av fullmakter och frivillig poströstning, (ii) genom elektronisk uppkoppling eller(iii) med enbart poströstning. Ett första steg är att bestämma i vilken form ni vill hålla stämman i år. Vill ni hålla stämman på vanligt vis, det vill säga fysiskt, så bör ni tillse att boka en lokal eller ett konferensrum härför i tid eftersom platsen för stämman måste anges redan i kallelsen.

3. Om du är vd, diskutera med styrelsen och ev. också med andra medarbetare vilka beslut som behöver fattas för att möjliggöra bolagets tillväxt kommande 18 månader. Behöver ni t.ex. göra förändringar i styrelsen för att ta in ny kompetens, besluta om en nyemission för att stärka bolagets runway, inrätta ett incitamentsprogram för att motivera och behålla nyckelpersoner, öka styrelsens frihet under ett emissionbemyndigande? Tänk till kring era behov för hela 2022 redan nu; det ser proffsigare ut än att ha många extrastämmor under ett år för enskilda beslut.

4. Färdigställ utkast till kallelse och alla beslutsförslag. Härvid är det bra att säkerställa att den dokumentation som behöver registreras hos Bolagsverket är just ”registrerbar” och uppfyller alla registreringskrav. Ta hjälp av en jurist om ett område känns särskilt klurigt. Samtliga krav framgår dock i lag (aktiebolagslagen) och ofta även på Bolagsverkets hemsida, så för den som vill spara in en slant kan man söka ledning där i ett första steg, och därefter ”dubbelkolla” med en jurist.

5. Färdigställ ett vd-anförande och ordförandemanus och ev. annat presentationsmaterial tillstämman. Om styrelsens ordförande inte själv vill eller kan leda stämman, så kan t.ex. en jurist tillfrågas. Stämmoordföranden bör vara någon som har lite koll på ”formalian” kring en bolagsstämma; både för allmän ordning & reda men också då man vill undvika att beslut ogiltigförklaras på grund av rena formaliafel.

På stämman:

1. Var på plats i tid och lägg fram allt material. Ha gärna vissa nyckelpersoner på plats som välkomnar aktieägarna.

2. Kontrollera deltagarnas närvaro och behörighet för mötets öppnande, samt revidera röstlängden härefter.

3. Ha bolagets aktiebok tillgänglig.
‍
4. Håll stämman enligt ordförandens manus.

5. Låt diskussioner och frågor ta sin plats. Som aktieägare har man rätt att ställa frågor på stämman, så kom ihåg att detta är ett aktieägarforum i första hand. Det är inte helt ovanligt att vissa ägare inte är överens. Låt alla komma till tals, inte bara huvudägaren. Även om huvudägaren, på grund av röstmajoritet, i slutändan nog får sin vilja igenom oavsett är det viktigt att alla känner sig hörda. Som stämmoordförande kan man bryta en diskussion om samma fråga dryftats fram och tillbaka tillräckligt länge och utförligt. Detta eftersom stämman alltjämt måste fortgå till röstning kring agendans punkter.

6. Överväg att kombinera den något formella stämmosessionen med en mer gemytlig investerarträff i anslutning till stämman; kanske förlänga tillfället med ett efterföljande mingel eller en trevlig fikastund.

Efter stämman:‍

1. Styrelsen håller ett konstituerande styrelsemöte. Vid ett sådant möte brukar man välja vem som ska vara styrelsens ordförande, om inte detta redan skett på stämman. Styrelsen kan också utse vd, om sådan finns i bolaget, samt besluta om firmateckningsrätt, styrelsens arbetsordning och vd-instruktion.

2. Till följd av de beslut som fattades på årsstämman ska också eventuella ändringsanmälningar skickas in till Bolagsverket för registrering. Blanketter härför hittar ni enkelt på Bolagsverkets hemsida.

3. Årsredovisningen ska också skickas in, även denna till Bolagsverket. Undvik förseningsavgifterna som tillkommer om ni är sena med detta. Sådant kan annars vara tecken på ”slarv” för potentiella investerare som granskar ert bolag.

4. Färdigställ stämmoprotokollet och cirkulera detta till justeringspersonen för ev.kommentarer och slutligt undertecknande. Därefter hålls stämmoprotokollet tillgängligt för aktieägarna.

5. Utvärdera: vad gick bra och vad gick dåligt vid årets stämmosäsong – hur kan vi optimera och underlätta inför nästa år? Att ta sig tiden att stanna upp och utvärdera kommer göra att era årsstämmor växer i kvalité år efter år samtidigt som ni harmöjlighet att lägga mindre tid på arbetet runtomkring genom att skapa mer skalbara och repeterbara arbetsprocesser.

Lycka till!  

‍